Polityka prywatności

Dokładamy wszelkich starań by chronić zbierane przez nas dane osobowe zgodnie z przepisami krajowymi oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – zwanego dalej „RODO”.

W niniejszej polityce wyjaśnimy jakie dane osobowe zbieramy i jak są one wykorzystywane. Zachęcamy do zapoznania się z zamieszczonymi informacjami.

1.     Kim jesteśmy? Administrator i punkt kontaktowy.

Jesteśmy wiodącym liderem w dystrybucji tworzyw sztucznych. Zajmujemy się budowaniem organizacji europejskiej, a naszym celem jest być liderem w Europie Środkowo-Wschodniej.

Przetwarzamy dane osobowe jako ich administrator. Siedziba spółki znajduje się w Warszawie przy ul. Ks. Ziemowita 19, 03-778 Warszawa, tel.: 22 51 13 100.

By nadzorować sprawy związane z ochroną danych wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD). Możesz skontaktować się z inspektorem ochrony danych za pomocą poczty elektronicznej: iod@tuplex.pl.

2.     Jaki jest zakres polityki prywatności?

Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania przez Tuplex  sp. z o.o. danych osobowych obecnych, byłych oraz potencjalnych: klientów indywidualnych, klientów biznesowych, dostawców usług oraz ich pracowników, osób odwiedzających nasze strony firmowe, kandydatów do pracy, uczestników naszych szkoleń i wydarzeń, dziennikarzy i przedstawicieli mediów.

3.     W jaki sposób zbieramy dane osobowe?

Gdy wchodzisz z nami w relację, w zależności od jej charakteru i postaci, możemy zbierać lub otrzymywać dane osobowe bezpośrednio od Ciebie lub Twojego pracodawcy w różnym zakresie i celu. Dane te pozyskujemy m.in. z korespondencji, zawartych umów, złożonych oświadczeń handlowych, przesłanych życiorysów, formularzy kontaktowych itp.

4.     Jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej?

Zbieramy lub otrzymujemy wszystkie lub część danych osobowych w następujących celach:

  • jeśli jesteś naszym klientem indywidualnym lub biznesowym oraz ich pracownikiem, bądź też jesteś zainteresowany współpracą, w celu zawarcia i wykonania umowy, kontraktu lub zamówienia przetwarzamy dane takie jak: imię i nazwisko, służbowy lub firmowy nr telefonu i adres e-mail, nazwę firmy, NIP, Regon, funkcja/stanowisko.

 W umowach zamieszczamy dane wyłącznie w minimalnym zakresie. Najczęściej są to dane dostępne publicznie, pochodzące z rejestrów KRS oraz CEiDG, jak również udostępnione nam w związku z prowadzoną korespondencją. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

W oświadczeniach handlowych kontrahentów, stosowanych na potrzeby otrzymania terminu płatności na przelew lub zamówienia towaru niestandardowego przez Twoją firmę, będziemy prosili o podanie przez Twoich pracowników dodatkowych danych osobowych (seria i nr dowodu osobistego), wyłącznie w celu dopuszczenia do składania zamówień i odbioru towaru osób przez Ciebie upoważnionych i ze względów na bezpieczeństwo transakcji.  Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przechowywane będą przez okres min. 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku w związku z zawartą umową, realizowaną usługą lub zamówieniem. Jednakże w przypadku stałej relacji biznesowej lub sporu dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres.

Dane osobowe naszych klientów indywidualnych, biznesowych, dostawców oraz ich pracowników przetwarzamy również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celach zarządzania relacjami, komunikacji, ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń, przesyłania newsletterów lub informacji handlowych o naszych produktach, usługach lub promocjach na wskazany adres poczty służbowej lub firmowej oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu zapewnienia zgodności z obowiązkami prawnymi włączając w to obowiązek ujawnienia danych podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

Do celów statystycznych używamy zautomatyzowanych narzędzi np. by prowadzić badania dotyczące ogólnych trendów obejmujących nasze usługi i produkty oraz zachowania i zainteresowania naszych klientów. W tym celu łączymy i analizujemy różne rodzaje danych, jednakże są to wyłącznie dane zagregowane bez nazwisk, adresów email ani innych informacji pozwalających na bezpośrednią identyfikację.

  • jeśli dostarczasz nam usługi lub jesteś pracownikiem dostawcy usług, na podstawie zawartej umowy i w celu jej wykonania przetwarzamy dane takie jak: imię i nazwisko, służbowy lub firmowy nr telefonu i adres e-mail, nazwę firmy, NIP, Regon, funkcja/stanowisko. W umowach zamieszczamy dane w minimalnym zakresie, najczęściej są to dane dostępne publicznie pochodzące z rejestrów KRS oraz CEiDG. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane przechowywane będą przez okres min. 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku w związku z zawartą umową lub realizowaną usługą.

W przypadku zapewnienia bezpieczeństwa na terenie naszej siedziby lub oddziału przez pracowników firmy dostawcy, będziemy prosili o podanie przez pracowników dostawcy dodatkowych danych osobowych (seria i nr dowodu osobistego) w celu umożliwienia wstępu do chronionego obszaru. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  • jeśli kontaktujesz się z nami przez nasze strony internetowe, prosisz nas o przesłanie oferty lub zadasz nam pytanie, będziemy przetwarzać podane nam dane takie jak: imię i nazwisko, służbowy lub firmowy nr telefonu i adresu e-mail oraz nazwę firmy w celu przedstawienia oferty lub udzielenia odpowiedzi.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  • jeśli odwiedzasz nasze strony internetowe, podczas Twojej wizyty automatycznie zbierane są następujące informacje: Twój adres IP, nazwa domeny, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego itp. Możesz ograniczyć przetwarzanie tych informacji. Jedyne co musisz zrobić to zapoznać się z naszą Polityką cookies i postępować zgodnie z informacjami w niej zwartymi.
  • jeśli jesteś zainteresowany naszymi ofertami pracy, będziemy przetwarzać Twoje dane na podstawie i w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy w celu wyłonienia odpowiedniej osoby na dane stanowisko i przeprowadzenia czynności związanych z zawarciem umowy lub zatrudnieniem. Twoje dane przechowywane będą do chwili zakończenia procesu rekrutacyjnego, a za Twoją odrębną, dodatkową zgodą przez okres w niej wskazany. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22(1) Kodeksu pracy.
  • jeśli jesteś uczestnikiem organizowanych przez nas szkoleń lub wydarzeń, Twoje dane osobowe takie jak imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, przetwarzane będą w celach niezbędnych do realizacji potrzeb szkolenia. Dane będą także przetwarzane w celu wręczenia Ci zaświadczenia lub certyfikatu a także gadżetów lub pamiątek. Jeżeli podczas szkolenia lub innego wydarzenia będą sporządzane zdjęcia poinformujemy Cię o tym przed danym wydarzeniem. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO.
  • jeśli jesteś dziennikarzem lub przedstawicielem mediów, w celu przekazania Ci informacji prasowych przetwarzamy takie dane jak: imię i nazwisko, nazwa firmy/redakcji czy nr telefonu. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • w sytuacji, gdy przebywasz na terenie naszej siedziby, oddziału lub w ich bezpośrednim otoczeniu, możemy utrwalać Twój wizerunek oraz nr rejestracyjny samochodu, którym się poruszasz w celach związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa osób i mienia. Dane przechowywane będą nie dłużej niż przez okres 30 dni. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

 

Przetwarzamy dane w minimalnym zakresie, który jest niezbędny do realizacji jednego lub większej liczby celów.  Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO) będziemy korzystać przez czas wykonania obowiązków lub przez czas, w którym przepisy prawa nakazują nam przechowywać dane (przepisy prawa podatkowego, rachunkowego lub inne mogą przewidywać różny okres przechowywania danych).

5.     Gdzie są przetwarzane dane osobowe?

Dochowamy staranności, aby zbieranie, otrzymywanie, używanie, udostępnianie lub inne operacje na danych osobowych odbywały się zgodnie z obowiązującym prawem, niniejszą polityką prywatności oraz naszymi wewnętrznymi politykami, zarządzeniami, procedurami i standardami. W Tuplex sp. z o.o. posiadamy rygorystyczne standardy w zakresie dostępu do danych (rozliczalności i poufności) i ich przetwarzania. Tylko grupa upoważnionych lub autoryzowanych pracowników Tuplex sp. z o.o. będzie posiadać dostęp do danych z racji konieczności posiadania takiego dostępu. Z zasady nie przekazujemy danych osobowych komukolwiek poza Tuplex sp. z o.o. Możemy jednak udostępnić dane osobowe zaufanym stronom trzecim, które realizują dla nas cele biznesowe lub świadczą nam inne usługi (np. dowóz naszych towarów). Takie strony trzecie będą zobowiązane do odpowiedniej ochrony danych osobowych, na podstawie umów lub porozumień, które spełniają wymagania obowiązującego prawa w tym zakresie lub na podstawie właściwych ustaw. Dane osobowe mogą być również przekazywane odpowiednim władzom publicznym gdy wynika to z przepisów prawa (np. by uniknąć przestępstwa lub oszustwa lub by spełnić polecenie sądu lub inny obowiązek prawny polskiego lub unijnego organu lub sądu).

6.     Kim są odbiorcy danych osobowych?

Czasem możemy udostępniać dane osobowe innym podmiotom zewnętrznym, które wspierają nas w prowadzeniu naszej działalności. Mogą to być podmioty prowadzące działalność informatyczną (hostingową), pocztową lub kurierską, umożliwiające nam dokonywanie zdalnych operacji płatniczych, banki, organy państwowe lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

7.     Jak zabezpieczamy dane osobowe?

Tuplex sp. z o.o. zobowiązuje się właściwie chronić dane osobowe zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi politykami, zarządzeniami, procedurami i standardami tak, aby dane osobowe były chronione przed nieautoryzowanym użyciem lub dostępem, bezprawnymi modyfikacjami, utratą lub zniszczeniem. Dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne dla celu, dla którego zostały zebrane, włączając w to konieczność zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi oraz dla rozpatrywania sporów, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8.     Międzynarodowy transfer danych osobowych.

Dane osobowe nie będą transferowane do innych państw chyba, że przepisy prawa, spełnienie uprawnienia lub obowiązku prawnego będą tego wymagać. W określonych sytuacjach, w związku z procesami biznesowymi (kopie zapasowe, archiwizacja, wspólne procesy biznesowe i cele komunikacji, systemy sprzedażowe itp.), możemy przetwarzać Twoje dane do w specjalizowanych lub scentralizowanych bazach danych i systemach zlokalizowanych w wybranych lokalizacjach w UE lub państwach stowarzyszonych w EOG.

9.     Jakie prawa przysługują w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

W dowolnym momencie masz prawo:

  • dostępu do danych i uzyskania ich kopii.

Na Twoje żądanie udzielimy Ci informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe. Jesteśmy również zobowiązani, na oddzielne żądanie, udzielić bardziej szczegółowych informacji w zakresie: celów przetwarzania, kategorii danych osobowych, odbiorców danych lub ich kategorii, okresu przechowywania danych osobowych lub kryteriów jego ustalania, źródła pozyskania danych, zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych i konsekwencjach takiego przetwarzania dla Twojej osoby.

W przypadku przekazywania danych osobowych do Państwa trzeciego poinformujemy Cię również o stosowanych zabezpieczeniach.

Na Twoje żądanie sporządzimy kopię Twoich danych osobowych. Zostanie ona Ci udostępniona w popularnym formacie pliku informatycznego. Pierwsza kopia zostanie udostępniona bezpłatnie. Jednak za każdą kolejną możemy naliczyć opłatę w wysokości, którą określimy w oparciu o postanowienia RODO.

  • możliwość sprostowania, aktualizacji i zmiany danych.

Jeśli okaże się, że Twoje dane osobowe są niepoprawne usuniemy nieprawidłowości. Zrobimy to z własnej inicjatywy – bądź, jeśli zwrócisz nam na to uwagę – na Twoje żądanie.

  • prawo do usunięcia danych.

Jeśli nie życzysz sobie przetwarzania danych osobowych i stwierdzimy brak innych podstaw prawnych, które umożliwiają nam przetwarzanie Twoich danych - usuniemy je z naszych baz danych. Pamiętaj jednak, że usunięcie niektórych danych może uniemożliwić nam świadczenie usług dla Ciebie – dotyczy to tych usług w związku z którymi konieczne jest przetwarzanie danych osobowych, które zostały udostępnione. Przykładowo, nie będziemy mogli świadczyć usług związanych z kontem klienta, jeżeli zażądasz usunięcia Twojego e-maila oraz loginu. Mimo Twojego żądania usunięcia będziemy jednak mogli przetwarzać niektóre dane osobowe na zasadach określonych w RODO.

  • ograniczenia przetwarzania danych.

W przypadkach przewidzianych przez RODO, na Twoje żądanie ograniczymy przetwarzanie Twoich danych osobowych. Najprościej rzecz ujmując, ograniczenie przetwarzania danych osobowych uniemożliwia ich wykorzystanie poza przechowywaniem. W takim przypadku jakiekolwiek inne działania na danych podlegających ograniczeniu przetwarzania, będą mogły być wykonywane jedynie za Twoją zgodą.

  • przenoszenia części danych do innych organizacji.

Na zasadach przewidzianych w RODO możesz zażądać przekazania danych osobowych zapisanych w standardowym formacie pliku nadającym się do odczytu maszynowego. Jeśli Twoim celem jest przekazanie ich innemu administratorowi, prześlemy plik zawierający Twoje dane osobowe bezpośrednio do niego.

  • sprzeciwu względem pewnych rodzajów przetwarzania danych.

W niektórych przypadkach, nawet jeśli przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, bez Twojej zgody, możesz żądać od nas zaprzestania przetwarzania danych osobowych wnosząc sprzeciw. Będzie on uzasadniony, jeżeli wykażesz, że nasze zgodne z prawem działania mimo wszystko naruszają Twoje interesy, prawa lub wolności.

  • w wypadku, gdy poprosiliśmy Cię zgodę - na wycofanie tej zgody w każdym czasie.

Raz udzielona zgoda na przetwarzanie informacji nie jest udzielana na zawsze. Jeżeli z jakichkolwiek względów się rozmyślisz, możesz cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. W takiej sytuacji, jeżeli nie będziemy mieli odrębnej podstawy przetwarzania, zaprzestaniemy wykorzystywania danych osobowych w tym celu, w jakim została wyrażona zgoda. Pamiętaj jednak, że cofnięcie zgody może czasem spowodować brak dostarczenia Ci interesujących treści lub informacji. Zgodę możesz wycofać w każdym momencie np. poprzez link znajdujący się w otrzymanym materiale marketingowym.

 

Wymienione powyżej prawa mogą być ograniczone w niektórych sytuacjach, np. kiedy możemy wykazać, że jesteśmy zobowiązani prawnie do przetwarzania Twoich danych.

Jeśli pragniesz skorzystać z należnych praw, wszystko co należy zrobić to przesłać odpowiednią prośbę do inspektora ochrony danych (iod@tuplex.pl). 

Możesz również skontaktować się z inspektorem ochrony danych w przypadku jakichkolwiek pytań, uwag lub skarg w odniesieniu do niniejszej polityki prywatności. Jednakże, jeśli nadal masz jakiekolwiek wątpliwości lub uważasz, że przez nasze działania związane z przetwarzaniem danych osobowych Twoje prawa zostały naruszone możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

10. W jaki sposób dbamy o Politykę prywatności?

Poddajemy politykę ciągłej aktualizacji i poinformujemy Cię o jakichkolwiek zmianach poprzez opublikowanie zaktualizowanej polityki na naszej stronie.

Niniejsza polityka prywatności weszła w życie 25.05.2018 r.

Ostatnia aktualizacja 8.01.2019 r.